ONS AUTOMATISERINGSSPROOKJE (JA, DIE BESTAAT ÉCHT!)

Toen ik in 1984 als advocaat bij Dommerholt & Van Dijk kwam werken, was de automatisering op kantoor state of the art: de receptioniste/telefoniste, de secretaresses en het hoofd incasso hadden ieder de beschikking over een elektrische bolkop IBM-typemachine. Verder was er een telex (met ponsbandsysteem: “42226 lawco nl”), een natkopieerapparaat met een capaciteit van (naar ik mij herinner) vier kopieën per minuut en een telefooncentrale met maar liefst vier lijnen (al was dat af en toe wel een beetje krap met zes advocaten). Maar geen nood: als de telefoon overbelast was, waren we altijd nog bereikbaar per telegram op het adres ‘lawzwolle’.

De communicatie met de klant voltrok zich in een overzichtelijk tempo. Inkomende telefoongesprekken gingen via de telefoniste: “Nee, mr. Cnossen is in bespreking… Nee, ik weet niet hoelang het gaat duren… Zal ik vragen of hij u in de loop van de week even terugbelt?”. Vervolgens schreef die klant dan maar een brief die de volgende dag door het Staatsbedrijf der PTT (Post Telegraaf & Telefoon) op kantoor werd bezorgd. Na bestudering van de brief schreef je met de hand een reactie of je vroeg je secretaresse om de tekst in steno op te nemen. Na een jaar kreeg ik een heus bandapparaat waarop ik de tekst kon inspreken! De handgeschreven tekst of het bandje legde je met het dossier in je postvakje in de hoop dat je secretaresse er die dag aan zou toekomen om het uit te typen. Dat was niet gegarandeerd want het werk van Hans Dommerholt en Ger van Dijk (de oprichters van ons kantoor) ging uiteraard voor op dat van de stagiaires. Maar met een beetje geluk had de klant (of de wederpartij) op een op maandag verstuurde brief diezelfde week nog een reactie, zodat hij of zij rustig (of niet) het weekend in kon gaan.

Het jaar 1985 was een mijlpaal op automatiseringsgebied: we kregen een heuse telecopier (het spellingsprogramma herkent het woord niet eens…). Dat was wat we later een faxapparaat zouden noemen (dat woord herkent ie wel) en wat tegenwoordig niet veel meer dan een applicatie is.
Best wel bijzonder eigenlijk: we waren het eerste advocatenkantoor in Zwolle met een fax en alleen de grotere kantoren in het westen (in het pre-Zuidas tijdperk) hadden ook zo’n ding. We waren eigenlijk heel trots en genoten iedere keer als we tegen een regionale collega konden zeggen: ”Ik zet het wel even op de fax; o nee sorry, jullie hebben geen fax….”

Kortom: we waren klaar voor het volgende decennium, ware het niet dat een aantal nerds in California (de heren Jobs en Gates) inmiddels hadden besloten om onze rust te verstoren. Dat zien we voor het eerst terug in het verslag van de kantoorbespreking van 30 september 1985: ‘Een drietal typemachines is aan vervanging toe.’ We besluiten dat de commissie Cnossen e.a. mede in het licht van de automatiseringsplannen zal bezien in hoeverre vervanging van een of meerdere machines nog nodig is.

Ger van Dijk was een tegenstander van te snelle automatisering. Hij wilde eerst zien dat er een kantoor was waar alles feilloos werkte, voordat hij een grote investering wilde doen. Dat waren achteraf gezien wijze woorden, maar Ger vertrok per 1 januari 1986 naar Nice: dus alle ruimte om onbezonnen het nieuwe tijdperk te betreden.

Op 23 januari 1986 ligt er al een plan voor een bedrag van fl. 107.000. Dat vond iedereen best wel veel geld, maar met het aan de maten voorhouden dat de maandelijkse financieringslast maar fl. 2.276 zou zijn en dus maar fl. 10 per kantooruur en dus per saldo maar fl. 1,25 per advocaat per uur kwam het akkoord.
Het ‘broodje aap’ verhaal is overigens dat ik de investering had teruggerekend per seconde en de uitkomst vervolgens had afgrond naar nul, zodat de automatisering eigenlijk gratis was. Wat daar van zij: niet lang daarna zou blijken dat de investering ook niet veel meer dan dat waard was…

Deze eerste automatiseringsstap was dus geen succes. De overeenkomst wordt ontbonden en we besluiten meteen maar een paar nieuwe typmachines aan te schaffen. Had Ger van Dijk toch een beetje gelijk gekregen….
Typemachines of niet: de tijd stond niet stil. Al snel komt Marathon computers in beeld. Ook hier werd de samenwerking al snel beëindigd, omdat verwachtingen niet konden worden waargemaakt.
Driemaal is scheepsrecht: op 13 februari 1989 gaan we in zee met Rob Koelmans. We krijgen een server en acht XT’s. Onze collega die verantwoordelijk was voor de administratie, krijgt een hele zware AT met een schijfruimte van 20 MB (!). We rekenen onze collega voor hoeveel getypte velletje je daarop kwijt kunt en dat hij zich dus de komende jaren geen zorgen hoeft te maken over de capaciteit….

Vanaf dat moment begint de automatisering een beetje handen en voeten te krijgen al blijft de functie daarvan de eerste jaren beperkt tot tekstverwerking (in de meest basale vorm) en de financiële administratie. Internet en e-mail laten dan nog jaren op zich wachten.

Zo gaan we de jaren negentig van de vorige eeuw in waarin de automatisering binnen kantoor zich in het tempo en regelmaat van een processie van Echternach verder ontwikkelt.

Ons automatiseringssprookje krijgt veel later een happy end als Martijn bij ons komt werken, niet veel later gevolgd door Maikel. De rest van het verhaal kennen jullie: geen kantoor dat zo zorgeloos geautomatiseerd is als het onze! Maar zoals je hebt kunnen lezen is daar wel het een en ander aan voorafgegaan….